PROJEKTA UZDEVUMS

Projekta “Rīgas Tehniskās universitātes institucionālās kapacitātes attīstība” vispārīgais mērķis ir Rīgas Tehniskās universitātes (RTU) institucionālās kapacitātes attīstība, nodrošinot zinātnes ārējā novērtējuma rekomendāciju ieviešanu un sekmējot pārvaldības un resursu vadības efektivitāti, lai paaugstinātu RTU starptautisko konkurētspēju un uzlabotu pētnieciskās darbības kvalitāti, sekmējot RTU kopējo stratēģisko mērķu sasniegšanu.

Tā ietvaros iepirkuma rezultātā SIA “Dynamic University” laika posmā no 2015.gada novembra līdz 2015.gada decembrim veica pārmaiņu vadītāju apmācības, kā arī izstrādāja pārmaiņu vadības modeli un metodoloģiskā atbalsta materiālu 4 mēnešu periodam, tādējādi palīdzot īstenot plānoto pārmaiņu vadību un sekmējot RTU kopējo stratēģisko mērķu sasniegšanu.

Projekta uzdevuma ietvaros bija nepieciešams izvērtēt esošo pārmaiņu vadības pieeju un tās iespējamo izmantošanu stratēģijas ieviešanai visos institūcijas līmeņos, definēt pārmaiņu vadītāju lomu, pienākumus un atbildību pārmaiņu ieviešanas procesā, kā arī definēt pārmaiņu vadības modeli (t.sk. iesaistītās puses un to atbildības jomas, komunikācijas metodes, risku vadības metodes u.c.), un izstrādāt metodoloģiju pārmaiņu vadītāju apmācību īstenošanai, iekļaujot tā saucamās „train the trainer” metodes apmācību moduļus.

PROJEKTA RISINĀJUMS UN REZULTĀTS                                           

Ar mērķi saskaņot pārmaiņu vadības vīziju un stratēģiskos mērķus ar RTU vadības pārstāvjiem, projekta iesākumā tika organizētas vairāku līmeņu intervijas, kuru ietvaros tika precizēts pārmaiņu ieviešanas fokuss, identificēti potenciālie pārmaiņu ieviešanas izaicinājumi, noteiktas citas paralēli un vienlaikus organizācijā notiekošās iniciatīvas un procesi, tādējādi indikatīvi nosakot RTU un tās struktūrvienību gatavību pārmaiņu ieviešanai, kā arī paredzamo pārmaiņu ietekmes apjomu.

Lai definētu pārmaiņu vadītāju lomu, pienākumus un atbildību pārmaiņu ieviešanas procesā, pirmkārt, tika identificēts un savstarpēji saskaņots RTU pārmaiņu vadītāju darba grupas sastāvs. Papildus tam, tika apzināti potenciālie motivācijas mehānismi pārmaiņu vadītāju mērķtiecīgai un sekmīgai iesaistei definētās lomas izpildē.

Projekta ietvaros izstrādāto RTU pārmaiņu vadības modeli veido sekojošas komponentes:

• pārmaiņu vadības mērķi un rezultatīvie rādītāji;
• pārmaiņu vadības uzdevumi, ieviešanas posmi un sagaidāmie rezultāti;
• iesaistīto pušu kartējums;
• iesaistīto pušu atbildības jomas un pārvaldības struktūra (vadības komanda, darba grupa u.c.);
• pārmaiņu īstenošanai nepieciešamie resursi, procesa uzraudzība un kvalitātes vadība;
• iekšējās un ārējās komunikācijas principi, veidi un kanāli, kā arī galvenie komunikācijas vēstījumi, lai nodrošinātu visu iesaistīto pušu informētību;
• pārmaiņu ieviešanas galveno risku un negatīvo seku izvērtējums vairākos RTU līmeņos, to iespējamās ietekmes novērtējums, kā arī to mazināšanas un vadības procesu definēšana.

Otrais projekta posms veiksmīgai pārmaiņu ieviešanai paredzēja metodoloģijas izstrādi pārmaiņu vadītāju apmācībām, t.sk. paredzot “train-the-trainer” pieejas pielietojumu, kā rezultātā tika izstrādāta tieši RTU pielāgota apmācību programma, ņemot vērā universitātes kā zinātniskas institūcijas organizācijas kultūru un specifiku, kā arī darbības stratēģiju un, izrietoši, apmācību programmas moduļos iekļaujot sekojošas tēmas:

• Pārmaiņu vadības teorijas pamati;
• RTU pārmaiņu nepieciešamība un vīzija, esošais konteksts un pārmaiņu vadības mērķi un stratēģija;
• RTU pārmaiņu ieguvumi;
• RTU pārmaiņu vadītāju loma organizācijā;
• Citu RTU darbinieku lomas pārmaiņu procesā;
• RTU pārmaiņu vadības ceļa karte, galvenie posmi, uzdevumi, t.sk. komunikācijas plāns un vēstījumi iesaistītajām pusēm;
• RTU pārmaiņu vadības monitoringa elementi;
• Pārmaiņu vadības veiksmes faktori (mazās jeb īstermiņa uzvaras, pārmaiņu ilgtspēja – jaunu vērtību, attieksmju un jaunas kultūras radīšana un tās nostiprināšana ilgtermiņā);
• u.c.

Pēc metodoloģijas sagatavošanas, ar mērķi sagatavot RTU pārmaiņu vadītājus to lomu un uzdevumu īstenošanai, tika veikta nozīmēto RTU pārmaiņu vadītāju klātienes modulārā apmācība 24h apjomā, apmācību saturā iekļaujot gan teorētiskas lekcijas saskaņā ar izstrādāto metodoloģiju un saturu pārmaiņu vadītāju apmācībām, gan praktiskus vingrinājumus un situāciju simulācijas.

Projekta noslēgumā, lai nodrošinātu pārmaiņu vadības ilgtspēju atbilstoši pārmaiņu vadības modelī noteiktajam, tika izstrādāts metodoloģiskā atbalsta materiāls jeb pārmaiņu ieviešanas plāns, kas nosaka, kā pārmaiņu ieviešanas rezultāti veido daļu no organizācijas ikdienas, kā arī 4 mēnešu periodā tika sniegts metodoloģiskais atbalsts gan RTU vadības komandai, gan nozīmētajiem pārmaiņu vadītājiem attiecīgajās RTU struktūrvienības.