PROJEKTA PAMATOJUMS:

Laika periodā no 2020. gada februāra līdz maijam SIA “Dynamic University”, sadarbībā ar auditorkompāniju, veica funkciju auditu Rīgas Tehniskās universitātes (RTU) administratīvajās struktūrvienībās un sagatavoja ziņojumu par audita rezultātiem un ieteikumiem struktūrvienību un veicamo funkciju pilnveidošanai, lai sekmētu RTU stratēģijas 2014. - 2020. gadam  realizēšanu un nodrošinātu iespēju optimizēt RTU administratīvo struktūrvienību darbu (Projekts).

Funkciju audits aptvēra 36 struktūrvienības un 552 amatu vietas.

PROJEKTA LAIKĀ TIKA VEIKTI ŠĀDI UZDEVUMI:

1. Funkciju un uzdevumu analīze departamentu un nodaļu griezumā, identificējot, kuras funkcijas tiek realizētas pilnā vai daļējā apjomā, kuras tiek realizētas papildu noteiktajām un kuras netiek veiktas.
2. Tādu funkciju identificēšana, kuras varētu neveikt vai būtu efektīvi realizēt citādāk, tajā skaitā izvērtēt iespēju veikt rutīnas (tehniskā darba) digitalizāciju un procesu automatizāciju saskaņā ar apkopotajiem labās prakses piemēriem.
3. Tādu funkciju identificēšana, kuru īstenošana pārklājas vai dublējas dažādās struktūrvienībās. Ieteikumu izstrāde funkciju sadales pilnveidošanai. Priekšlikumu sniegšana institūcijas un amatu struktūras izmaiņām, lai nodrošinātu efektīvāku funkciju izpildi saskaņā ar apkopotajiem labās prakses piemēriem.
4. Labās prakses apkopošana no Latvijas Republikas vai ārvalstu augstākās izglītības un zinātniskajām institūcijām vai sabiedrībām, vai organizācijām, kurās ir veikta administratīvo struktūrvienību optimizācija funkciju audita ietvaros.
5. Sarežģītu procesu, kas skar vairākas struktūrvienības, identificēšana, novērtējuma sniegšana (procesa apraksts, ilgums, iesaistītās personas, kvalitāte u.c.) un priekšlikumu izstrāde procesu vienkāršošanai un efektivitātes uzlabošanai.
6. Vienota, īsa un pārskatāma apraksta sagatavošana, kurā par katru struktūrvienību – departamentu un to ietvaros ietilpstošo nodaļu, patstāvīgo nodaļu, patstāvīgo centru – uzskaitītas veiktās funkcijas, identificējot, cik/kuri amatu veicēji kādā pilna laika ekvivalentā/ stundu apjomā veic attiecīgo funkciju.
7. Rīcības plāna izstrāde RTU administratīvās struktūras pilnveidei un optimizācijai.

 Funkciju audita ietvaros tika izmantotas šādas metodes:

• Dokumentācijas (struktūrvienību nolikumu un cita saistītā dokumentācija) un citas informācijas (RTU sagatavotā statistika, dati par salīdzinošajiem rādītājiem) analīze.
• Darba noslodzes anketēšana (anketas izstrāde, funkciju saraksta identificēšana, anketēšana, konsultāciju nodrošināšana par anketu aizpildīšanu, rezultātu apkopošana analīze).
• Intervijas ar prorektoriem un struktūrvienību vadītājiem.
• Labās prakses apkopošana.